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2007.07.19

PDF印刷時には文書と注釈に注意せよ!

 今日のお話は、筆者が昨今体験したノンフィクションです。 電子入札に関わる方はよく読んでください。

 設計図書の電子配布は、電子入札の普及により一般的になりつつあります。
 全国に先駆けて電子的供与を開始した筆者の地元、国交省北海道開発局の場合、設計図書の電子配布はPDFファイルを利用しています。
 
PDFファイルを作成する代表的なソフトとしては、Adobe Acrobatですが、そのAcrobatを使用して、発注者が設計図書をPDF化する際、下記2つの作成方法を使用していると思われますし、それぞれの方法で作成されたPDFファイルには特徴があります

■代表的なPDFファイルの作り方
1)WORD、EXCELなどのオリジナルファイルをAdobePDFという(仮想)プリンタでPDF変換する。
2)Acrobatにより紙の文書をスキャンしてキャプチャ後、拡張子PDFで保存する。

■両者の比較
1)の場合は、ほぼオリジナルファイルと同等のクオリティを確保でき、ファイル容量も小さいです。
2)の場合は、ラスタデータでの扱いとなりますので、スキャンする紙文書の印刷品質とスキャナーの能力によりクオリティが大きく左右されます。 また、ファイルサイズを縮小しないとファイル容量がオリジナルより大きくなります。

 ここまでが、PDF知識の基本中の基本。 このブログを読まれている方々にとっては朝飯前の内容ですね!

 今日の本題はここから!
   実際に発生した悩ましい問題です。

 実はPDFファイルには、「注釈」という後付けオブジェクトが貼りつけられるんです。

 つまり、AcrobatにはPDFファイルに直接文字や線を挿入(書き込むことが)できる「注釈ツール」と呼ばれる便利機能があり、「注釈ツール」を使用するとPDFファイルに直接、文字や線を追記ができます。
 これは、非常に便利な機能です。

  落とし穴は、ここからです。

 この「注釈ツール」で追記されたPDFファイルを開いた場合、画面上では表示されている注釈が、印刷設定により印刷されない場合があります。

 つまり、画面上の設計図書と印刷された設計図書とが整合されていない状態が発生する!

 現在の電子入札は、画面上を正とするか印刷物を正とするか明確な規則はありません。 そもそもPDFの印刷は、あなたが使用しているAcrobat若しくはAdobe Readerの印刷設定条件により「注釈ツール」の印刷をオンオフできるのです。 知ってましたか?

 実際、私が関与した工事で、監督員の所持している設計図書と、請負者の設計図書との不整合を発見! 理由は、注釈を使用して設計図書を作成していた。 それを請負者は知らなかった。 というか、「それってあり?」って驚きました。

 当サイトでは、お上への批判は書かないのがポリシーですが、「注釈ツール」を使用して設計図書を作成することは、重大な手抜きと捉えています。つまり、印刷設定により、設計図書が別物になってしまう!!

 あえて苦言を書かせていただくと、
「注釈」機能は、文書のレビューが目的で積算に必要な設計図書では絶対に使うべきではない! その辺を安直に考えて設計図書を作成している担当者に問題ありと、あえて書かせていただきます。

 しかし、批判ばかりしていてもお上至上主義のこの業界。 業界人として自己防衛策もあるので下記にご紹介します。

防衛策
 印刷時には、印刷ウィンド内にある「注釈とフォーム」を文書と注釈に変更(図2参照)して下さい。 発注者が追記した注釈を印刷することができます。

Photo_29
図1 文書のみを印刷する場合(注釈は印刷されない)

Photo_30
図2 文書と注釈を印刷する場合(注釈も印刷される)

 さらに念を押すために注釈箇所すべて見つけ出すコマンドがあります。
 Acrobatの場合、メニューバーの〔表示〕を選択し、〔注釈リストを表示〕をクリックすると注釈の一覧が表示されます。 Adobe Readerの場合は、〔表示〕を選択すると注釈を表示するコマンドがもう一階層下に用意されています。これは簡単に見つけられるはずです。

 このように、発注者が不用意に(あえて不用意と書かせていただきます)追記してしまった「注釈」は、印刷時の設定を変えることにより画面と整合の取れた印刷を行うことができます。

 今日のお話は、発注者が公示した設計図書を作成者の意図に沿った内容を印刷するためには、業界全員が意識しなければならない知識と考えていますし、知らないと大変な目に遭います。

 今後、電子調達が市町村レベルで実施された場合に、必ずPDFの印刷に関わる問題が発生します!しかし、それは規定化(注釈を利用しない)することにより今から予防できることです。

 このブログを読まれた方は、他の方に教えてあげて下さい。

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コメント

わかりました。
あちこちに教えまくります!

投稿: どぼん | 2007.07.19 08:24

>どぼんさん
注釈の取り扱いには、「使用しない」と決めたほうがスキッとするんですよ。
そもそもオリジナルファイルとPDFの整合が図られていないことが問題で、発の担当者は過去の同類工事のPDFに「注釈」を使ってパッチを当ててその場をしのいでしまう。 そういう実態のようです。

投稿: だいひまじん | 2007.07.19 09:19

知らなかった・・・。

社内電子化の進んでいないウチでは、経営者or営業が受け、それを紙に印刷したものが私達の手元に届くのです。
まず、社内に教えなければ・・・。

投稿: nikumaru | 2007.07.19 09:19

初めまして、でしょうか?
(あちこちのブログにコメントを付けてて、わからなくなってしまいました。(^^;))

「AddPageToPDF」というツールをご存知でしょうか?
http://www.vector.co.jp/soft/other/java/se243566.html

いくつものアプリケーションで作成した書類を、一つのPDFにまとめた後、ページ番号を振るのに便利なので、よく利用しています。
ところがこのツールが、注釈機能を使ってるんですよ。

今まで、発注者からそのことで文句を言われたことはありませんが、これも考え直した方が良いでしょうか?

投稿: プロメウス | 2007.07.19 11:17

>nikumaruさん
うちも社内電子化進んでいません(汗)
が、今回は誰の目にも怪しい資料でしたね。だって、○○○が、ぜんぜん違うんですわ!

>プロメウスさん
ご来訪ありがとうございます。たぶんお初のコメントかと思います。

個人的に「注釈」でのページ振りはお勧めしませんね。理由は、ディスプレイ表示と印刷物の整合性が保障できないからです。

私の場合はページ番号を振るのには、ORG→Docuworks(ページ振り)→PDFとしています。
この方法では、ORGとPDFとは”ページあるなし”の差異が生じますが、PDFの印刷設定に配慮する必要はありません。
ご検討下さい。

投稿: だいひまじん | 2007.07.19 19:34

私も注釈を使っていますし、良く注釈が印刷できないと質問を受けます。PDFの初期設定(ファイルのプロパティ)で設定できれば良いのですが。
または、注釈をいじることがないのであれば、もう一度PDF化するのも手です。

このネタ書こうと思って、忘れていました。後ほどリンクさせていただきます(手抜き?)。

投稿: 主義 | 2007.07.20 07:57

注釈使ってます。
矢印なんか便利だし・・・

もう一度PDF化するってーのも手だな。
ひとつお利口さんになりました。

投稿: ちょーろー | 2007.07.20 13:09

>主義様
>ちょーろー様

そうです。もう一度PDF化すればいいんです。その際に、注釈を変換するのも忘れないようにして下さい。

でも、発の担当者はそんなことやってくれないと思うんですよ(涙) それが問題なんです!

投稿: だいひまじん | 2007.07.20 16:44

こうしてコメントを読んでいくと、
ぼけぼけの頭が、だんだんとお利口になってきたような
気がしてきました。錯覚でしょうか。

投稿: どぼん | 2007.07.20 17:22

>どぼんさん
お利口な頭がもっと^2お利口になるブログを目指そう

投稿: だいひまじん | 2007.07.20 19:13

大変勉強になりました。
なんで印刷できないんだ?って悩んでおりました。
こういうのってわかんないとそのままスルーしちゃうんですよね。
ためになりました。

投稿: でん | 2012.11.08 18:42

でんさん

はじめまして。管理人のだいひまじんです。
今回ご覧になられた記事は、当ブログ人気記事の8位にランキングされているほど、ユーザーの方々が悩んでいるようです。

お役に立てて光栄です (v^ー゜)ヤッタネ!!

投稿: だいひまじん | 2012.11.08 21:44

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