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2006.04.10

グループウェアの活用方法

 週末は、ファイターズの応援に忙しく、カキコをサボってしまいました。 我がファイターズのライオンズ3連戦の結果は、週も明けたことなので思い切って忘れてしまうことにしましょう。 人生80年、ときにはこのような切り返しも必要です。

 さて、今日から新しい一週間が始まります。 

 先日、家入氏@日経BPからコメントを頂戴いたしました。 プロフィールを覗いたところ、アマ無線が趣味だったとのこと。 アマ無線は、ハムとも呼びます。 これも何かのお達しでしょうか。 実は、私もハムの免許を持っています。 小学生の頃は、初歩のラジオを愛読していました。 大人になったら自宅に大きなアンテナを立ててやろうと夢見ていたのですが、インターネットがあれば世界中何処とでも難しい技術や免許がなくてもコミュニケーションが取れる時代になるとは想像もできませんでした。 でも、秋葉原のパーツショップの前を通ると当時の思いが回顧できるそのような匂いがする場所です。アキバは・・・。

 今日の本題ですが、
  グループウェア (GW) の活用です。
 
GWは、使用ハードルが低くなったこともあり多くの会社が使われていることと思います。

代表的なGW機能
 ・スケジューラ
 ・電子掲示板
 ・施設予約
 ・アドレス帳
 ・ToDo機能

 これらの中で多く使われているが、スケジューラ と 電子掲示板と考えられます。

 建設CALSにおいても工事施工中の情報共有として、作成→確認→承認→保管→(将来は電子納品も)にいたる電磁的なワークフローを構築するための情報共有サービスが各社から提供されています。 これらはいずれも国交省の情報共有機能要件を満たすためにタイムスタンプにより各ワークフローが記録されるため、ストーリー重視の公共事業には、このタイムスタンプが煩わしく、今のところチョット使い辛いかもしれません。

 さて、民間レベルでは前述のようなコンテンツを用意したGWが数多く用意されています。 有名どころではサイボウズ
 当社では、ASPによる大塚商会のアルファオフィスを使用。
特長
 ・リーズナブルな価格とASPゆえの簡単さ。
 ・現場事務所や自宅からでも自由にアクセス可能。
 ・携帯電話からも会社ドメイン宛のメール閲覧・投稿、スケジュール変更が可能
 ・高いC/P。

 このGWを当社は、平成14年にFTTHへの切替えと併せて導入。 理由は、それまでのISDNによるWEB接続では、せっかく便利なGWを使ってもらえないと判断したからです。狙いは成功です。今では会社になくてはならないツールです。

     Portal

 しかし、問題が・・・・。

問題1
電子掲示板が掲載期限を過ぎると消えてしまう。

社内に通知した文書が記録(ログ)として残らないのは問題です。
 ・新入社員に対して、過去に発生した社内通達を見せられない。
 ・年度の決まった時期に発生する連絡事項を再利用できない。
 ・総じて、ナレッジツールとして全く活用できない。

問題2
スケジュールの登録時期は?登録するのは計画?実績?

 スケジュールを登録する時期については、ルール化していません。 従って、行動計画を前日に登録する者、週間計画(月曜日に会議あり)があるのに外出寸前に登録する者と、登録については、各々です。
 それと、行動実績についてですが、あまりこの点に気を付けている者は少ないような気がします。 自分の行動実績として、来訪者、打合せ等(いつ誰が来た、何処に行っただけでも)を記録しておけば数ヵ月後には重要な記録として役立ちます。 私の場合は、スケジュール管理の手帳を持たないので、オフィシャルな行動は、全てGWに登録しています。 無論、外出後並びに会議後には開始・終了時刻を実績に修正しています。その甲斐があって、その記録を利用できたことは一度や二度ではありません。 数ヵ月後に必ず役に立つ情報です。←あえて、言い切ります。

 まあ、問題点というのは何をやっても起こり得るので、徐々に階段を上がるように高度化していけばよいと私は考えます。

 最後に、ASPのGWの大きな長所。それはセキュリティーが高いこと。 社内ネットワーク上に外向けのサーバーを立てなくても良いんです。 ASPにより、工事現場事務所での来客状況や顧客検査のスケジュールが把握できます。 逆を返せば、現場事務所を含む全社員が、インターネット経由でスケジュール、電子掲示板等の情報をリアルタイムに閲覧できるので、従来の建設産業独自の問題点であった現場事務所での「孤立化」が回避できるようになりました。

 将来は、各社のGW(特にスケジュール)がXML等で連動することにより、その利用価値が飛躍的に向上すると私は予想します。

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コメント

こんにちわ。まーくんです。

ファイターズの応援お疲れ様です。
ライオンズ三連戦の結果は
あまり良くなかったようですね
でも次は頑張ってほしいなと思いました
面白い記事なのでまた来ます

投稿: まーくん(レンタルサーバー研究者) | 2009.04.30 13:55

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